İŞ İNGİLİZCESİ KOÇLUĞU

Business Storytelling For Leaders

Are you ready to build engagement, inspire people to take action and deliver results?

Benefits of Business Storytelling
  • Build strong relationship with existing and potential clients, customers and employees
  • Communicate effectively with everyone around you
  • Influence and inspire others to take action
  • Engage  clients, customers, employees
  • Illustrate your points and sell your services, ideas or products
  • Motivate and influence your team
  • Deliver your main points in a presentation
Workshop Content Overview
  • What is business storytelling and its importance?
  • Business storytelling styles
  • Crafting your stories
  • Making your stories shine
  • Practicing and delivering stories
  • Secret storytelling business
  • Getting your stories out there
  • Implementing storytelling into your organization
  • Giving it a go
Target Audience

Leaders who need to Influence and inspire others to take action during presentation or meetings.

Language

Workshop is being conducted in English or Turkish.

Training Duration

1 Day

Details

For further details please contact us.

 

 

 

 

Usta Bir Konuşmacı Olmanız için 28 Etkili Yöntem

Üst düzey yöneticiler topluluğa hitaben yaptıkları konuşmalarda hedefledikleri grupları etkilemek için aşağıda belirtilen yirmi sekiz adet yöntemi uygulamakta. Acaba, siz bu tekniklerin kaçını kullanıyorsunuz?

Endişe etmenize gerek yok! İyi bir konuşmacı olabilmek için çok sıkıntı çekmek zorunda değilsiniz. Her beceride olduğu gibi burada da kendinizi geliştirebilir ve ustalaşabilirsiniz. Tek yapmanız gereken iyi bir eğitim alarak bolca pratik yapmanız olacaktır.

İşte size, usta bir konuşmacı olmanız için kullanmanız gereken yirmi sekiz etkili yöntem:

  1. İzleyicilerinizi tanıyın. Sizi izleyenlerin kimler olduğunu ve konuşmanızdan neler beklediklerini bilirseniz, hangi konuyu onlarla paylaşacağınızı iyi seçebilir ve insanların istediklerini onlara kolayca verebilirsiniz.
  2. Konuyu doğru belirleyin. Konuşma yapacağınız konuyu seçme özgürlüğünüz varsa, konunun zamanlamasına ve ortama uygunluğuna dikkat etmelisiniz. Konuya ne kadar hâkim olduğunuzu ve izleyicilerin ilgisini de göz önünde bulundurun.
  3. Pratik yaparsanız çok geliştirirsiniz. Her türlü sunumda göz kamaştıran bir duruş sergilemeniz, akıcı ve doğal bir konuşmaya sahip olmanız için çok sayıda prova yapmalısınız. Güçlü konuşmacılar sayısız prova yaparak, kendilerini o ana hazırlarlar.
  4. Odaklanın. Paylaşmak istediğiniz noktalara odaklanın. Konuşma sırasında hedeflediğiniz bu noktaları izleyicilerinizin dikkatine sunun.
  5. Konuşmayı bir yolculuk olarak görmelisiniz. İçeriğinizi hazırlayın, izleyicilerinizi hazırlayın ve sizi dinlerken nereye gitmek istiyorlarsa, onları oraya doğru yönlendirin, liderlik edin.
  6. Dikkatlerini elde edin. Konuşmanıza vurucu bir girişle başlayın. Bu aynı zamanda, mizahi bir yön göstermek için en uygun zamandır. İzleyicilerle göz teması kurun. İzleyicilerin baştan sona sizi görebildiklerinden emin olun.
  7. Güçlendirin ve enerji verin. İzleyicileriniz sizi takip edecektir. Bu nedenle konuşmanız sırasında tutkulu olun, enerji yayın. Söylediklerinizi enerji dolu bir şekilde karşı tarafa geçiremezseniz, izleyicilerinizi heyecanlandıramazsınız.
  8. Saygı Duyun. Sizi izleyenlere saygı duyun. Kaba olmayın ve düşmanca bir tavırla konuşmayın. Her sözünüzde sizi dinleyenlere saygı gösterdiğinizi onlara hissettirin.
  9. Yaşanmış bir olay anlatın. İyi konuşmacılar iyi hikaye anlatıcılarıdır. İzleyenler sizden onlara ders vermenizi istemezler. Harekete geçmek için ilham almak isterler. Öylesine anlatmalısınız ki, izleyiciler anlattığınız hikâyeyi yaşıyormuşçasına sizi dinlemelidir.
  10. Tiyatro yapmayın. Konuşma yapmak rol kesmek değildir! Sahneye önemli bir konuyu izleyicilerin dikkatine sunmak için çıkıyorsunuz. Yapay hareketler ve davranışlar izleyenlerin sizinle aralarına mesafe koymalarına sebep olur. Antipati yaratır.
  11. İnce ayar yapın. Ses tonunuzu ayarlayın. Bu şekilde izleyicilerin sizi takip etmesini kolaylaştırın. Ses tonunu yükseltip, indirerek insanların dikkatlerini üzerinizde tutun.
  12. Vücut lisanınıza dikkat edin. Kendinden emin duruşunuzu koruyun. Omuzlarınız dik ve göz temasınız salondaki izleyici gruplarıyla olsun.
  13. Nefes almayı unutmayın. Önemli fikirleri paylaşmadan önce ve paylaştıktan sonra bir duraklayın. Size çok uzunmuş gibi gelecek sessizlikten korkmayın. İyi bir duraklama, dinleyenlerin anlattıklarınızı tam olarak algılamalarını sağlar.
  14. Göz teması kurun. Gözünüzü sadece bir noktaya dikmeyin. Etrafa bakın ve sizi izleyenleri tarayın. Değişik noktalarda bulunan insanlarla kısa göz temasları kurun.
  15. Görsel malzemeleri akıllıca kullanın. Mesajınızı destekleyen görseller kullanın. Fakat görsellerin hikâyenizin yerini almasına izin vermeyin. Bir slaydı izleyenlere sakın okumayın.
  16. Özgüvenli bir duruş sergileyin. Sinirli ve kendini beğenmiş bir duruş sergilemekten kaçının. Gerekiyorsa maske takmış biri gibi davranın. Kendinize olan güveni izleyenlere gösterin.
  17. Kendiniz olun. Sakın başkalarını taklit etmeyin veya olduğunuzdan daha iyi biriymiş gibi davranmayın. Her yerde nasılsanız, sahnede de öyle olun.
  18. Övünmeyin. Uzmanlığınızı ifade etmek ve izleyenleri harekete geçirecek yaşanmış hikâyeler anlatmak çok etkilidir. Bununla beraber, alçakgönüllülük size övünmekten daha fazlasını kazandırır. Kendiniz hakkında bilgi verirken asla övünme tuzağına düşmeyin.
  19. Kalpten konuşun. Dostlarınızla konuşurcasına kendinizi kalpten ifade edin. Samimi, özgün ve olumlu olun.
  20. Kırılganlık gösterin. İnsan olduğunuzu, sizin de zayıf yönleriniz olduğunu izleyenlerin görmesini sağlayın. İnsanlar sizin de hata yapabildiğinizi gördüklerinde size bağlanmaları daha güçlü olacaktır.
  21. Baskın çıkmayın. Sohbet havasında konuşun, onlara hitap ederken “Ben ne dersem o olur” hissi uyandırmayın.
  22. Anlamlı konuşun. Kısa ve basit cümleler kurun. Acele etmeyin, yavaş ve akıcı bir şekilde konuşun.
  23. Tadında bırakın. İnsanlar saatlerine bakmaya ve yerlerinde duramamaya başlamadan önce konuşmanızı tamamlayın.
  24. Güçlü kapatın. Konuşmayı vurucu ve etkileyici bir noktayla kapatın. Etkileyici bir açılış ve kapanışın en önemli unsurlar olduğunu hatırlayın.
  25. Ulaşılabilir olun. Konuşmanızı tamamladıktan sonra ulaşılabilir olun. Bu şekilde insanlar akıllarındakileri sizinle paylaşabilirler. Böylece, sizi ve fikirlerinizi daha çok sahiplenirler.
  26. Akılda kalın. Ortalama bir konuşmacı veya iyi bir konuşmacı olmanız hak ettiğiniz ilgiyi size sağlamayacaktır. Bu amaçla, akılda kalıcı olmak için çok çalışın. İnsanların kalplerinde ve beyinlerinde yer edinmek için her şeyi yapın.
  27. Geribildirim isteyin. İnsanlardan size samimi geri bildirimler vermelerini isteyin. Prova sırasında ve konuşmadan sonra bu geribildirimleri talep edin. Bu şekilde güçlü yönlerinizi ve gelişime açık yönlerinizi görebilirsiniz ve buna göre konuşmalarınızı geliştirebilirsiniz.
  28. Dinleyin ve öğrenin. Diğer konuşmacıların ve uzmanların seminerlerde ve toplantılarda nasıl performans çıkardıklarını izleyin ve güçlü yönlerine dikkat edin.

 

Turkcell Kardelenler Gelişim Yolculuğu Projesinde görev almaktan gurur duyarız -Speak and More

 

Turkcell’den Kardelenler’e dijital dönüşüm desteği

Turkcell, 16 yıldır sürdürdüğü Türkiye’nin en köklü sosyal sorumluluk projelerinden olan Kardelenler ile kız çocuklarının gelişimine verdiği kesintisiz desteği “Kardelenler Gelişim Yolculuğu” adlı eğitim programı ile yepyeni bir boyuta taşıyor. Bugüne kadar 100 bini aşkın burs ile Kardelenlerin eğitimlerini devam ettirmelerine el veren Turkcell artık gelişim ve kariyer yolculuklarında da üniversiteli Kardelenler’i yalnız bırakmayacak. Bu kapsamda Kardelenler ile tek tek görüşülerek ihtiyaçlarına uygun 2 bini aşkın eğitim içeriğinin yer aldığı bir online eğitim programı oluşturuldu ve eğitimi takip edebilmeleri için tablet ve ücretsiz internet paketleri hediye edildi.

Kurumsal sosyal sorumluluk anlayışı gereği eğitimde fırsat eşitliğini ilke edinenTurkcell, maddi sebeplerle eğitim hakkından mahrum kalan kız çocuklarının meslek sahibi çağdaş bireyler olma yolundaki mücadelesine destek verdiğiKardelenler projesini “dijital dönüşüm” vizyonuyla yeni bir boyuta taşıdı. 2000 yılından bu yana 100 bini aşkın burs vererek maddi desteğe ihtiyaç duyan kız çocuklarının okumasına olanak sağlayan Turkcell, Kardelenler’in kişisel gelişimin ve kariyer yolculuğuna da katkı sağlamak amacıyla “Kardelenler Gelişim Yolcuğu” adlı programı hayata geçirdi. Proje kapsamındaKardelenler mesleki ve kişisel gelişimlerine yönelik 2 binden fazla içeriğin olduğu online eğitim programından faydalanacak. Eğitim programını oluştururken Turkcell Akademi’nin benzersiz içerik ve deneyimi kullanıldı.

Kardelenler’in yönelimlerine göre kariyer gelişimi ve İngilizce desteği

Kardelenler’in ihtiyacına yönelik olarak hazırlanan eğitim programı sayesinde gelişim alanı olarak görülen konulara özel çözümler sunuluyor. Belirlenen özel eğitim içerikleri ile bir çok başlık altında Turkcell, Kardelenler’in kişisel gelişimleri ile kariyer yollarında önayak olup onlara destek olabilecek.

Turkcell’in yüz yüze yaptığı görüşmelerde Kardelenler’in tamamı İngilizce gramer öğrenip konuşamıyor olmaktan şikayetçi olduklarını belirtti. Turkcell de bu alanda gelişimlerini tamamlamaları için Speak&More şirketiyle işbirliğine giderek İngilizce Gelişim Seansları başlığıyla online özel ders fırsatı yarattı. Katılımcıların İngilizce seviyesini ve pratiğini geliştirmek amacıyla oluşturulan program ile Kardelenler, kendi eğitim programlarını kendileri organize edebilecek, eğitmenlerle yüz yüze İngilizce pratiği yapabilecek ve düzenli aralıklarla gelişimlerini özel raporlamalar ile takip edebilecekler.

Öğrencilere tablet ve internet desteği

Kardelenlerin eğitimleri sürekli takip edebilmeleri için programa katılan öğrencilere tablet ve internete ücretsiz bağlanmalarını sağlayacak Teknoloji Paketi hediye edildi. Kardelenler tabletlerini teslim alırken Turkcell yetkilileri ve eğitmenler ile bir araya gelerek Turkcell Akademi’nin oluşturduğu zengin eğitim içeriğine nasıl ulaşacakları konusunda birebir bilgi sahibi oldular ve projeyle ilgili sorularına yanıt aldılar.

Turkcell’de çalışma imkanı

Kardelenler Gelişim Yolculuğu” ile kazanılan yeteneklerin kalıcı olmasını amaçlayan Turkcell, programın bir sonraki aşamasında bu becerilerini geliştirmesi ve doğru yerde kullanabilmesi için çeşitli araçlarla onları değerlendirmeyi ve meslek hayatına atılmaları için yönlendirmeyi planlıyor. Bunun için Kardelenler’in hangi eğitimlere katıldıkları “Online Takip ve Puanlama Sistemi” üzerinden takip edilecek. Kardelenler, aldıkları eğitimlerin ardından “Başarı Skoruna Göre Ödüllendirme” sistemi sayesinde sene sonu başarı puanlarına göre çeşitli eğitim fırsatları yakalayabilecekler. Turkcell ayrıca programı üstün başarıyla tamamlayan öğrencilerine yurt dışında eğitimi koçluk,Turkcell’de ve Turkcell Grup Şirketleri’nde staj ve iş imkaları sunacak.

Kardelenler hakkında:

Turkcell, bugüne kadar 100 bini aşkın burs vererek toplamda 30 bin kız öğrenciyi desteklediği Kardelenler Projesinde çocukların eğitimine destek vermeye devam ediyor. Proje kapsamında lise, üniversite ve engelli öğrencilere burs desteğinin yanı sıra onların eğitim ve meslek edinme süreçlerine katkı sağlayacak özel çalışmalar da yapılıyor.

  • Amaç kadınlara eğitimde, sosyal yaşamda ve kariyerlerinde fırsat eşitliği sağlamak. Kardelenler projesinde, ailelerinin ekonomik yetersizliği nedeniyle öğrenimlerine devam edemeyen kız çocuklarına eğitimde fırsat eşitliği sağlanması, meslek sahibi, ufku açık bireyler haline gelmeleri amaçlanıyor.
    • Bugüne dek verilen burs sayısı=100 bin
    • Burs verilen kız sayısı=30 bin
    • Kardelenler Projesi, 2010 yılının Mart ayında BM merkezinde düzenlenen panelde örnek proje olarak dünyaya tanıtıldı.

http://medya.turkcell.com.tr/turkcellden-kardelenlere-dijital-donusum-destegi-bulten_8870.html

İş Sunumlarınızı Benzersiz Kılmanız İçin 10 Etkili Yöntem

Presentation - Kopya3

Toplantılarda, seminerlerde veya açılışlarda yaptığınız her iş sunumu kariyeriniz için kritik öneme sahiptir. Kişisel markanızın toplum tarafından doğru algılanması, vermek istediğiniz fikir ve ilhamın hedef kitleniz tarafından kolayca alınabilmesi için sunum becerilerinizi geliştirmeniz önemlidir. Bu şekilde, aranan saygın bir profesyonel haline gelirsiniz.

Bugüne kadar yüzlerce profesyonelle yaptığımız sunum becerileri gelişim seanslarında profesyonellerin en fazla sıkıntı duyduğu ortak noktaları tek tek tespit ettik. Yaşanan sıkıntıları ortadan kaldırmak ve iş sunumlarında benzersiz olabilmek için 10 etkili yöntemi aşağıda sizinle paylaşıyorum.

  1. İzleyicileriniz hakkında araştırma yapın. Sizi izleyecek olan insanları etkilemek istiyorsanız, neleri önemsediklerini, nelerin onları motive ettiğini bilmeniz gerekir.
  2. Muhalif fikirlere yer verin. Sizi izleyenlerin fikirlerinizi eleştirmesine olanak sağlayın. Düşüncelerinizi nasıl tartışabileceklerini sunum içerisinde açıklayın. Muhalif fikirleri dikkate almamak onların yok olacağı anlamına gelmez. İzleyicilerin akıllarının bir köşesinde hep var olacaklardır.
  3. İyi bir hikaye ile başlayın. Açılış hikayeniz herkesi kendine çekebilmeli ve insanların gözünde canlanmalıdır.
  4. Ana mesajınızı 3 defa tekrarlayın. Tekrar hipnotiktir. İnsanların bilinçaltının arzu ettiğiniz yönde tepki vermesini istiyorsanız, giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinde mesajınızı tekrar edin.
  5. Defalarca prova edin. Konunun bütününde neleri söyleyeceğinizi biliyorsanız, kelimeleri unutmanıza veya düşüncelerinizin doğru bir sırada gelmeyeceğinden endişe etmenize neden yoktur. Yüksek sesle yapacağınız tekrarlar, düşünce katarlarınızı sıraya koyacak ve kulağa garip gelecek telaffuz hatalarını önceden tespit etmenizi ve düzeltmenizi sağlayacaktır. Sizi dinleyenler düzenli ve içeriklerin birbiriyle uyumlu olduğu güzel bir sunuşun keyfini çıkaracaklardır.
  6. Ezberleyin. Okuma notlarıyla sunum yapmaya çalışan birini gördüğünüzde dinleyiciler ile iletişimi zayıf ve göz teması sürekli kopan bir kişiyi de görürsünüz. Bu durum konuşmacının kendine olan güvenini de sarsar. Her kelimeyi ezberlemek zorunda değilsiniz. Sadece ana konularda akıcı olun ve bunları destekleyen örnekler kullanın.
  7. Göz teması. Karşınızdaki insanın gözlerinin içine bakmıyorsanız onu ikna edemezsiniz. Salondaki herkesin gözüyle temas kurabilmek için salonu bakışlarınızla tarayın.
  8. İyi bir kapanış hikayeniz olsun. Vermek istediğiniz mesajı destekleyen, insanların gözlerinde canlandırmasını sağlayan bir hikayeniz olmalıdır. Kapanışta kısa ve öz olan hikayeler tercih sebebidir. Özgün bir hikayeyi kısaca anlatmanız sizi izleyenlere büyük keyif verecektir. Kapanış hikayenizin beyinden çok kalplere seslenmesi mesajınızın daima hatırlanmasını sağlayacaktır.
  9. Madde madde yazıları insanlara göstermeyin. Çünkü sıkıcıdır. Tweet mesajı gibi kısa cümleleri maddeleştirmek yerine konuyla ilgili görselleri izleyicilerle paylaşın.
  10. Jestlerden destek alın. Kollarınızı vücudunuzun iki yanında birleştirerek sunum yapmanız doğal görünmeyecektir. İzleyenler sizi sinirli ve sıkıntılı olarak algılayacaklardır. İnsanlara güzel hikayeler ve yaşanmışlıklar anlattığınızı unutmayın. El ve kol hareketlerinizi anlattığınız konuyla uyumlu şekilde yönetin. “Küçük” kelimesini telaffuz ederken, elinizin baş ve işaret parmağı arasındaki kısa mesafeyi izleyicilere gösterin. “Büyük” kelimesini ifade ederken, iki elinizi yukarı kaldırın ve havada büyük bir daire çizerek aşağıda ellerinizi kenetleyin.

İş Sunumlarında Hikaye Anlatmanın Gücü (Storytelling)

Bir sunum yaparken hikayeler anlatmak çok başarılı birer dikkat çekicidir. Aslında hikayeler öyle etkileyicidir ki; her sunumun olmazsa olmazlarındandır. Mesajınızın iletimi çeşitli şekillerde yüz yüze iletişimi içeriyorsa, dinleyicilerinizi etkilemek için hikayeleri stratejik birer silah gibi kullanabilirsiniz.

Hikayeler, büyük resmi ve kazanç kanıtlarını gösterebilmeniz ya da itirazlarla başa çıkabilmeniz için kullanılmalıdır. Aslında en iyi mesajlar, baştan sona ilgi uyandırıcı olan bir hikayeyi atlatanlardır.

Hikayenin Gücü

Peki, hikaye anlatmak gibi zararsız bir hareket nasıl olur da dinleyicileriniz üzerinde böylesi inanılmaz etkiler bırakabilmektedir? Bizler yetişkin ve rasyonel insanlarız fakat bir film izlediğimizde üzüntü ya da korku hissedebiliriz ve hatta kendimizi daha da kaptırabilir ve gözyaşlarına boğulabiliriz. Bunun aslında kurgu olduğunu biliriz. Kahramanlar gerçekten ölmemiştir; o küçük çocuk anne ve babasını kaybetmemiştir, ama yine de ağlarız.

Beynimizin rasyonel kavramlarla ilgili bölümü gerçekte bir şey olmadığının farkında iken gerçek patron olan eski beyin, ilkel seviyedeki zekasıyla gerçeklik ve iyi anlatılmış bir hikaye arasındaki farkı ayırt edememektedir. Bu nedenle, beynimiz gözlerimizin yaşla dolmasına yol açan bir hormon selini salıvermektedir.

İyi hikayeler beyin ve bilinçaltımız üzerinde herhangi bir rasyonel durumdan çok daha büyük bir etkiye sahiptir. Bu nedenle, mutlaka hikayeler anlatın!  İyi hikayeler bir kavramı görsel ve somut hale getirir. Hikayeler, dikkat çekip duyguları canlandırmak için çok güçlü bir yoldur. Dinleyicilerin fayda bulduğu noktaların altını çizerek, yol gösterirler. İtiraz veya karşı koyma olmaksızın mesajınızı onlara ulaştırmanıza yardımcı olurlar.

Anlamlı ve iyi anlatılmış bir hikayeye paha biçilemez.  Öyleyse sunumlarda neden çok az hikayeyle karşılaşıyoruz? Gerçek sorun şu ki; kimse gerçekten nasıl hikaye anlatacağını bilmiyor. Ne yazık ki hikaye anlatmak iş dünyasındaki birçok kişinin eğitimini almadığı bir sanattır. İyi haberse, hikaye anlatma becerisinin eğitimle kolayca geliştirilebileceğidir. PowerPoint sunumunuzun iyi bir mesaj verdiğine inanabilirsiniz. Fakat gerçek şu dur ki; sunumunuz aslında dinleyicilerinizi mutlu etmekten uzak sıradan sarı sayfalara benzemektedir.

Heyecan Verici Bir Hikaye Nasıl Oluşturulur

Bir sunum içerisinde iyi bir hikaye oluşturmak ve izleyicileri etkiniz altına almak için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

  1. Anlattıklarınızın gerçekte olduğuna beyni inandıracak; görsel ve işitsel bileşenleri kullanarak duygusal etkilerle dolu bir dünya yaratın.
  2. Anlattığınız hikayeyle karşınızdaki kişilerin dünyasını açık bir şekilde bağdaştırın: Hikayenizi neden önemsesinler?
  3. Hikayenizin bir amacı olduğuna ve dinleyicilerle bir bağlantı kurduğuna emin olun. Bağlantıyı kurma işini onlara bırakmayın. Amacı olmayan bir hikaye, anlaşılmayan bir şaka gibidir. Boşa zaman harcamaktır.
  4. Hikaye kişisel olsun. “Bir kadın iş görüşmesine gitti” demeyin. “Lale iş görüşmesine gitti” deyin.
  5. Hikayenizin başkahramanı siz olmayın. Kendinizi abartılı anlatmaya başladığınızda insanların dikkatini kaybedeceğinizi bilin.
  6. Hikayenize tutku katın. Hikayeyi gerçekten yaşadığınızı ya da tecrübe ettiğinizi kanıtlayacak detaylar ekleyin. İnsanların beynini etkileyecek ve onların kendilerine hikayede bir yer bulmalarına yardımcı olacak duygusal izlenimler yaratın.
Başarı Faktörleri 

Hikayenizin vurucu etkisi iki faktöre bağlıdır:

  1. İçeriğiniz
  2. Onu nasıl sunduğunuz

Dinleyicilerinizi etkileyip çok geç olmadan hemen bugün arzu ettiğiniz yönde harekete geçmelerini sağlamak istiyorsanız, her iki alanda da kendinizi mükemmelleştirmelisiniz. Onların olayı gözlerinde canlandırmaları ve empati kurmalarını sağladığınızda; dinleyicileriniz üzerinde maksimum etki yaratmanız mümkün olur.

Zamanının en iyi Avukatlarından olan Moe Levine hikaye anlatımında, Hakimler ve Jüri üyelerinin kendi müvekkillerine empati göstermesini sağlamada gelişmiş bir beceriye sahipti.

Bir trafik kazasında her iki kolunu da kaybeden bir müvekkilli için tazminat davasının duruşmasında, Levine, mahkemeyi ve jüriyi çok şaşırtan bir şey yaptı. Uzun kapanış konuşmalarına alışık olan mahkeme üyelerini kısa ve duygusal olan yıkıcı bir görüntüyle baş başa bıraktı:

“Bildiğiniz gibi, yaklaşık bir saat önce öğle yemeği arası verdik. Mübaşir’in gelip sizi bir grup olarak, jüri odasında hazırlanan yemeğe götürdüğünü gördüm. Savunma Avukatı Mr. Horowitz’in müvekkiliyle birlikte öğle yemeğine gittiğini de gördüm. Ben de tabi ki kendi müvekkilime dönerek “Neden birlikte bir şeyler yemiyoruz?” diye ona sordum. Cadde’nin karşısındaki küçük lokantaya giderek biz de yemek yedik. (Fark edilen bir duraksama). Bayanlar ve Baylar müvekkilim Harold ile birlikte öğle yemeği yedim. Kolları olmadığı için o ise bir köpek gibi tabağını yalayarak yemek zorunda kaldı. Başka bir sözüm yok. Teşekkür ederim.”

Avukat Moe Levine, New York Eyalet mahkemesi tarihindeki en büyük tazminat davalarından bir tanesini bu şekilde kazanmıştır.

Sunumlarda anlatacağınız sıra dışı hikayelerle siz de izleyenlere arzu ettiğiniz yönde kararlar aldırmak isterseniz Speakandmore Presentation & Storytelling Workshoplarına katılabilirsiniz.

Tarkan Karabel

Uzman Eğitmen

Liderler için Hikaye Anlatmanın Önemi (Storytelling)

Stories
Başarılı Bir Hikaye Anlatıcısı Nasıl Olursunuz?

İş arkadaşlarımıza ve müşterilerimize hikayeler anlatırız. Sunduğumuz projeleri kabul etmelerini ve ikna olmalarını isteriz. Bir çalışanımızın kendisini belli bir alanda geliştirmesini bekleriz. Takımımızın zorluklar karşısında ilham alarak harekete geçmesini arzu ederiz. Tüm bu nedenlerle, insanları istediğimiz yönde harekete geçiren hikayeler anlatabilmek, iş dünyasında çok az sayıda liderde mevcut olan özel bir beceridir. Peki, iş dünyasında hikayeler anlatabilmemiz neden bir gereklilik haline gelmektedir? Ve ikna edici hikayeler nasıl oluşturulur?

Mevcut durum

Bilgiyle çevrelenmiş olduğumuz bu çağda, iş liderleri ilginç hikayeler anlatmadıkları sürece seslerini artık  duyuramayacaklardır. İş sonuçları, rakamlar ve tüm rasyonel bilgiler iş hayatı için önemli olabilir. Fakat, hiçbiri belleklerimizde kalıcı bir iz bırakmaz. Buna karşın, hikayeler zihnimizde kalıcı hatıralar bırakma gücüne sahiptir. Hikayeler, duyguları yaşanan olaylarla ilişkilendirir. Bu nedenle, iyi hikayeler üretebilen ve bunları insanlarla paylaşabilen liderler diğerlerine göre büyük bir avantaj elde edecektir.  Güzel haber ise, herkesin eğitim alarak daha iyi bir hikaye anlatıcısı olabileceğidir.

İş dünyasında hikayeler anlatmanın nasıl faydaya çevrilebileceğini aşağıda bulabilirsiniz:

Mesajla başlayın

Her hikaye hazırlığı şu soruyla başlamalıdır: “Dinleyicilerim kimdir ve benim onlara mesajım nedir?”; “Onlarla neyi paylaşmak istiyorum?”

Hikayeniz hakkında alacağınız her karar bu soruların süzgecinden geçmelidir.

“Takımımda oluşturmak istediğim ana değer nedir?” Örneğin, eğer takımınız başarısız olma ihtimalinin projelerinde mümkün olmadığını iddia ediyorsa, onlara başarının kardeşinin başarısızlık olduğunu anlatmanız gerekir. Ya da üst düzey yöneticilerinizi projenize destek vererek risk almaları yönünde iknaya çalışıyorsanız, birçok büyük şirketin zamanında akıllı riskler alarak bugüne geldiğini anlatabilirsiniz. Öncelikle, ana mesajınız üzerinde mutabık olmalısınız. Sonrasında onu nasıl tasvir edeceğinizi bulacaksınız.

Kendi deneyimlerinizden faydalanın

En iyi hikaye anlatıcıları kendi anılarından ve hayat deneyimlerinden yararlanırlar. Bu şekilde, mesajlarını tasvir ederler. Paylaşmak istediğiniz fikri, yaşadığınız hangi olayın en iyi şekilde ifade edeceğini araştırıp bulmalısınız. Başarısızlıklardan ders alarak başarıya ulaştığınız anları düşünün. Bir yakınınızın veya öğretmeninizin size verdiği bir hayat dersini hatırlayın. Bunlardan bir tanesi, hikayeye giriş için ilgi çekici bir kapı olabilir. Genellikle, iş ortamlarında kişisel bilgileri paylaşmama gibi bir yönelim olmakla birlikte, mücadeleleri, başarısızlıkları ve engelleri tasvir eden anekdotlar onu anlatan liderleri içten ve ulaşılabilir gösterir. Burada amaç, sizin de savunmasız anınızın olabildiğini dinleyicilere göstermektir.

Kendinizi kahraman olarak göstermeyin

Hikayenin yıldızı siz olmayın. Dev çalışma ofisinizi veya gerçekleştirdiğiniz milyonluk projeleri anlatmanız çalışanlarınızı harekete geçirmez. Hikayede merkezi bir noktada olabilirsiniz. Fakat gerçek odak diğer insanlar, aldığınız dersler veya yaşadığınız olaylar üzerine olmalıdır. Fırsatını bulduğunuz anda, sizi dinleyenleri veya çalışanlarınızı kahraman olarak göstermek için çaba sarf edin. Bu onların konuya olan adanmışlığını arttıracak ve verdiğiniz mesajı almalarını kolaylaştıracaktır.

Hikayeleri dinlemek istememizin nedenlerinden birisi de bir konu hakkında daha derin bir inanışa ulaşmak arzusudur. Lakin hikayeyi anlatan kendinden bahsetmeye başladığında dinleyiciler hemen onu takibi bırakmaktadırlar. Kendi kararlarınıza ne kadar çok vurgu yaparsanız, dinleyicileriniz sizinle o kadar az bağlantı kurmak isteyeceklerdir ve mesajınızı almakta zorlanacaklardır.

Mücadeleye odaklanın

İçinde mücadele olmayan bir hikaye hiç ilginç değildir. İyi hikaye anlatan liderler hikayede bir çatışma ve sürtüşme olması gerektiğinin farkındadır. Yenilmesi gereken bir rakip mi var? Pazarda yaşanan bir krizin üstesinden mi gelinmeli? Değişime direnen bir sanayi dönüşüm ihtiyacı içerisinde mi? Bu amaçla, gidilecek yolun çok zor olduğunu dinleyenlere ifade etmekten korkmayın. Aslında, insanlar sürecin zor olacağını duymaktan hoşlanırlar. Akıllı liderler çalışanlarına şunu söyler: “İşimiz çok zor olacak. Ama el birliğiyle çalışırsak ve dayanışma gösterirsek, hep birlikte harika bir noktaya ulaşacağınız.

Bu tarz bir çağrıyı içeren iyi hazırlanmış hikayeler anlattığınızda, insanlardan değişim için ilave çaba göstermelerini istemenize gerek kalmaz. Çünkü insanlar bu yola sizinle çıkmaya zaten hevesli olacaklardır.

 Basit olan güzeldir

Her anlattığınız hikaye bir sürprizle bitmek zorunda değildir. Bazı başarılı ve akılda kalıcı hikayeler nispeten basit ve konu odaklıdır.

Dikkati ana mesajınızdan uzaklaştıracak gereksiz detaylardan kaçının. “Az yeterlidir” prensibine göre çalışın. Yapabileceğiniz en büyük hata hikayeyi çok fazla detayla doldurmaktır.  Aylardan hangi gün olduğunu belirtmenize, hangi ayakkabıyı giydiğinizi söylemenize gerek yoktur. Bu gibi detaylar hikayedeki büyüyü bozar. Diğer taraftan, sizi dinleyenlerle paylaşacağınız o ana ait duygularınız veya yüz ifadenizin nasıl olduğunun tasviri, dinleyicilerin hikayenin içine tümüyle dalmalarına ve mesajı kolayca almalarına imkan verir.

 Pratik yaptıkça mükemmelleşirsiniz

Hikaye anlatımı mükemmele ulaşmak için sürekli tekrar gerektiren bir sanat biçimidir. Sevdiğiniz insanlarla, dostlarınızla veya güvendiğiniz iş arkadaşlarınızla tekrarlar yapmalısınız. Bu şekilde ustalaşır ve mesajınızı etkili ve verimli bir hikaye halinde sunmaya başlarsınız.

Unutmayın ki, bu provaların size ödülü çok büyük olacaktır.

Hikayeler orijinal bir sözel iletişim yöntemidir. “Vay canına!” dedirten bir hikaye anlattığınızda, onu dinleyen insanların ilk yapacağı iş, çıkışta bu güzel hikayeyi çevrelerinde ilk kime anlatacaklarını düşünmek olacaktır.  Bir lider olarak mesajınızı verirken hikaye anlatmak için harcayacağınız ilave beş dakika, aylar belki de yıllar sürecek getiriler elde etmenizi sağlayacaktır.

Presentation Tricks to Keep Your Audience Alert

curtainBest practices for presentations, including practicing and structuring your presentation effectively, are important to make a high quality show. Try using these 10 tricks to command your audience’s attention.

Presentations can be really good or really bad. Even the “okay” presentations–the ones that are well put-together but don’t particularly stand out–end up being really bad, and usually it’s for one reason: They’re boring. Boring presentations are reputation killers, and they can turn a room full of attentive professionals into a room full of sleepy zombies, checking their phones and counting the slides.

Best practices for presentations, including practicing and structuring your presentation effectively, are important to make a quality show. However, it’s the little things, the speaking and body language tricks you use, that will keep your audience awake long enough to hear it.

Start using these 10 tricks to command your audience’s attention:

1. Start off with something shocking. Don’t start off a presentation with something general and clunky, like a conventional introduction to your topic. If you have a bold conclusion planned, why not start out with a tease of it? For example, if your presentation builds to a conclusion that your company can change the way people talk to each other, start out by introducing a vision of that change. Inspire a bit of interest right off the bat, and people will be desperate to know how you got there. You can also use surprising statistics or eye-opening facts in the same way.

2. Tell a story. Humans take naturally to stories. Narratives are an evolutionary social tool we use to convey experiences, so we find it far easier to listen and relate to a story than we do a list of facts or statements. Transform anything you can in your presentation into a story format. Use real-life and invented examples, and use illustrative metaphors to prove your points. The more narratives you can weave into your overarching presentation, the more people will want to pay attention.

3. Go off script. It’s a good idea to prepare your presentation in advance, and even practice it a few times so you can iron out all the kinks. But once you’re on stage, you should probably abandon the cue cards altogether. At this point, you should be so familiar with your subject matter and so engrossed in your presentation that you can talk about it naturally in your sleep. Veer off course. People will be able to tell which lines you’ve rehearsed and which ones you haven’t.

4. Use emotional inflections in your voice. If you aren’t emotionally invested in whatever it is you’re presenting, you probably shouldn’t be the one presenting it. Be sure to show that emotion to the people listening to you. Get angry if the statistics call for it. Get excited about the solutions you propose. Get animated on the stage, and use emotional vocal inflections to put some real texture behind your words. Without that emotional inflection, you might as well hand your presentation to a robot to read.

5. Use the power of louds and softs. Speaking in one constant tone will bore your readers, even if you somehow manage to put some emotion behind it. Certainly, some sections or your presentation are more compelling or more important than others. Use the power of louds and softs to accentuate those differences. Speak softly when you can afford your users to trail off, and rise back up to a higher volume when you drive home an important point.

6. Alternate your pacing. Similarly, it’s a good idea to vary your pacing. Talk fast when it comes to background information that most people already know, or when you recap sections from earlier, then slow way down when it comes time to hammer in an important piece of information. Use the power of silence, but don’t become trapped in a predictable pattern of speech.

7. Call out individuals in the audience. This one demands a degree of improvisation, since you may not be able to predict the makeup or participation willingness of your audience until the day of your presentation. Try to get individual people involved in your presentation however you can. This may include taking them onstage for a demonstration or something far more innocuous like pointing to them when making a point.

8. Set up some jokes. Even the most serious of topics deserve some kind of humorous break. It’s your job to help people find humor throughout your presentation. If you can get them laughing, or at least smiling, you’ll keep their attention firm. Obviously, you’ll want your jokes to be appropriate, but don’t be afraid to push the boundaries–confident, unexpected humor tends to facilitate likeability.

9. Skip the data. If you can, avoid mentioning statistics and facts at all. Put them on a background slide for people to visualize independently of your presentation. People don’t attend presentations to be read information they could read themselves. They want new insights and personally related beliefs.

10. Never read a slide. Last, but certainly not least, you should never read from a slide directly during the course of your presentation (assuming you have some kind of slideshow in the background). Your audience can see the slides for themselves. Reading those slides aloud insults their intelligence and makes your presentation flat-out boring. Say something different, and let your slides speak for themselves.

Your presentation doesn’t have to be boring, so why would you let it be? Use these 10 useful tricks to keep your audience focused and engaged in your subject.

İş Sunumlarında Hikaye Anlatımına Geçiş Nasıl Yapılır

Business Storytelling eğitimi verirken artık bana çok doğal gelen hikaye geçişleri başkaları için zorlayıcı ve tuhaf gelebilmektedir.  Geçen hafta bir yöneticiye Business Storytelling Koçluğu verirken bunun bir benzerini yaşadım.  Satış Sunumu yaparken hikayenin nasıl kullanılacağını kendisine gösterirken beni hemen durdurdu ve bunu nasıl yaptığımı kendisine tekrar göstermemi istedi. Yaptığım şey aslında sıradan bir hareketti. Tam olarak neyi kastettiğini sorduğumda, hikayeye geçiş kısmını nasıl hissettirmeden yaptığımı tekrar etmemi istedi. Yeniden dinlemek ve pratik etmek istiyordu.

Güzel bir geçiş yapıldığında hikaye sunum içerisinde fark edilmez olmaktadır. Fark edilmez demekten kastım, bir konuda fikrinizi paylaştıktan sonra sizi izleyenlere dönüp, “Size şimdi bu konuyla ilgili bir hikaye anlatacağım” dememelisiniz. Onun yerine sadece konuşmanıza devam etmeli ve izleyicilerin konuya daha da dâhil olmasını sağlamalısınız. Hikâye geçişi sırasında ses tonunuzu değiştirmeden bunu yaparsanız, karşılıklı konuşma havasını korursunuz.

Profesyoneller iş hayatında paylaşılan düşüncelerle alakalı hikaye dinleme fikrinden çok hoşlanırlar. Bu fırsatın tadını çıkarmak isterler. Buna karşın, anlatacağınız hikayenin fikirle olan ilişkisini kurmadan hikayeye girerseniz, sizi dinleyenlerin keyfi kaçar ve odaklarını yitirirler. Bunun olmasını her halde kesinlikle istemezsiniz.

Paylaştığınız fikir ve hikaye arasında sadece bir veya iki adet ilgi kurma cümlesi bulunur. İlgi kuran cümlelerin nasıl olması gerektiği ve nasıl kolayca geçiş imkanı tanıdığını şimdi size göstermek isterim:

Farz edelim, kurumunuzdaki ödül sistemini çalışma arkadaşlarınızla tartışıyorsunuz. Toplantı sırasında bir yöneticiniz söz istiyor ve çalışanların kurum kültürünü daha fazla sahiplenmesi için ödül miktarlarının artmasını ve çeşitlendirilmesini öneriyor.

Siz de cevaben diyorsunuz ki, “Çalışanları çantada keklik tarzı ödüllerle motive etmekten uzak durmalı ve buna dikkat etmeliyiz. Zira, birçok kere bu açılımın ters teptiği görülmüştür.” Bu iki cümle sizin ilgi kurma cümlelerinizdir. Fikrinizi bu şekilde paylaşır sonra da hikayeye girişinizi yapabilirsiniz. Bu süreçte de hikaye sözcüğünü asla kullanmazsınız.

İşte size bir hikaye ile kombine edilmiş bir ilgi kurma cümlesi:

Elde edecekleri neredeyse garanti ödüllerle çalışanlarımızı motive etmekten kaçınmalıyız. Birçok kere bu açılımın ters teptiği görülmüştür.

70’li yıllarda Amerikalı araştırmacılar insanlarda ödül-performans ilişkisini test etmişler ve öğrencilerden bir bulmacayı çözmelerini istemişlerdir. Başlamadan önce öğrencilerin yarısına bulmacayı çözmeleri için para verilmiştir. Diğeri yarısına ise verilmemiştir.

Bulmacayı çözmesi için odaya alınan her bir öğrenci, çalışmasını tek başına bir süre yapmıştır. Birden odaya araştırmacı girmiş ve deneyin ikinci kısmı başlayacağından bu süre zarfında öğrencinin beklemesini isteyerek, odayı terk etmiştir. Gerçek psikoloji deneyi işte o an başlamıştır. Bir kamera odada yaşananları kaydeder.

Bulmaca çözmek için para alan öğrencilerden hiçbirisi beklerken bulmacaya el sürmez. Para almayan öğrenciler ise beklerken dahi bulmacayı kurcalamaya devam ederler. Araştırmanın sonuçlarına göre, önceden belli olan ve verilen ödüllerin insanlarda araştırmacı yönü baltaladığı ortaya çıkar.”

İlgi cümlesi kurmanın en kolay yolu kendinize sormaktır: “Hikâyemin dikkat çektiği temel nokta nedir?” Cevabını bulduğunuzda, hikayenizin ön sözünü buna göre ayarlarsınız. Pratik yaparak bunu doğal bir iletişim şekli haline getirebilirsiniz. Hikâyenizin ana mesajını bildiğinizde hikâye anlatımınız kolayca gelişecektir. Hikâyeleriniz kısa ve öz olacak ve hedefi on ikiden vuracaktır. En önemlisi de mesajlarla ilgi oluşturmadan hikaye anlatıp duran birisi olmayacaksınız.

Çiğdem Karabel

Sunum Becerileri Eğitmeni

How to Improve Your Presentation Skills

Your presentations skills are as important as the information you are presenting. This guide will help you prepare for a presentation and polish your speaking skills for a successful pitch. 

The opportunity to pitch your services to a potential client, spell out your business plan to a potential business partner, or promote your business at an event may require that you give a presentation. Whether or not your presentation achieves its desired outcome can be affected by your skills as a speaker, so it’s important to step in front of your audience with your best foot forward. As Speakandmore, we explain how to prepare, deliver, and answer questions about a stellar presentation.

Preparation

1) Research your audience. Knowing the needs of your audience can help you tailor your presentation to target their interests and explain how your company can be of use in their specific situation.

2) Structuring your presentation. The classic format is to tell them what you’re going to say, present, and then tell them what you told them, What we advise is to start off with the benefits of what you’re going to say, the benefits to the audience, and then present and review.

  • Opening. Your opening should be something that makes an emotional connection with the audience.  It can be a story, a question, or a shocking static. It should not be an introduction of yourself or five minutes of thank-you. Any stories you use should represent your audience’s position in life and should use characters that are analogous to your audience.
  • Body. Try to stick to your three most important points. It’s more important to engage the audience than to tell them everything you know. You will need to leave some information out, but it is likely that what you don’t cover in the presentation will come up when you take questions. Keep your outcome in mind. You don’t have to write out your presentation word for word (or worse, memorize it) if you just remember to keep going back to your main points and working toward your desired outcome. Be prepared to present both sides of an issue. You’ll appear more credible if you acknowledge your competitors or any opposing arguments. After you’ve explained the other side, you can spell out exactly why your company is better or your argument is stronger.
  • Closing. The closing of your presentation is the last opportunity you have to give your audience something that will stick in their minds. You can go back to your opening or end on a clever slogan or a call to action.  When making a business proposal, you end on a positive forecast. Your forecast will provide fodder that can serve to validate any subconsciously generated optimism.

3) Practice, practice, practice…but don’t memorize. If you practice your speech only once, you’re going to stink. Starting to rehearse your presentation about a month in advance. You can talk into a mirror, talk to a wall, or ask a family member to listen. Do whatever works for you, but make sure it includes practicing out loud so that you can get a sense of timing.

  • Rehearsing does not mean memorization. Memorizing your speech can make you sound mechanical and over-rehearsed. Really the only people who are good at memorizing things are actors, If you’re going to do it well, you actually have to act it out and play a character, and most speakers aren’t very good at that. Even if you are good at acting, you don’t memorize your speech to perfection. When an individual is too polished, it makes them relatively inaccessible in the mind of the audience. The audience is human at the end of the day, and this person doesn’t seem to be like them.  It really retards the rapport building process.
  • Videotape yourself. You can’t know how you come off to people until you see it. Recording yourself is the best way to target the areas where you can improve.
  • Calm your nerves. Changing the word ‘presentation’ to ‘conversation’ when thinking about your big day. Feel better yet? If not, you can also quell panic by conditioning yourself to be in presentation-mode.
  • Stop working on it. You really need time to start getting into relaxation mode. You can’t be in your hyper rewriting, restructuring mode right up to your presentation. Take a couple of days to relax before your speech.

Yeni Resim

Delivery

1) Verbal Delivery

  • Be Brief. The average adult was able to focus on a loading web page for only four to eight seconds before looking somewhere else. Attention spans are short; don’t dwell on a specific subject too long.
  • Ask questions to keep the audience engaged. This can be something as simple as pausing to ask if your audience understands everything you’ve presented so far.
  • Speak to your demographic. Match the semantics of your audience as closely as possible. Speak their language. If you’re selling a new video game, for instance, your semantics are going to be a lot different than if you’re working with a litigation attorney.
  • Work on your tone. Evolutionary psychology suggests that people of both sexes respond better to deep male voices and high female voices. It takes practice to change the tone of your voice, but it can be done.
  • Avoid speaking softly or other speech patterns that make you seem unconfident. For example, avoid ending sentences in an escalating tone that suggests every sentence you speak is a question.
  • You should avoid words like ‘umm’, ‘uhh’. One strategy for kicking a fill-word habit: Say the offending word and concentrate on it.Then tell yourself, ‘this is a fill word, I’m avoiding this”. When you say this, it creates that pattern of changing it so that you’ll catch yourself when you start saying it.
  • Don’t use words like ” don’t “. It’s important to avoid phrases like “don’t worry”. Tell your audience what they should do instead. Similarly, don’t say“I hope you will enjoy this presentation”. Say, “I am confident that you will enjoy this presentation.”

2) Body Language

  • Stand at a comfortable distance. Remaining within 2.5 – 7 feet of your audience. This presupposes (at a subconscious level) a personal to social relationship.
  • Eye contact. Don’t surf the audience with your eyes.  Rather, make eye contact with one person at a time.
  • Appear confident:

a. Shoulders back

b. Arms at your sides or held in front of your body when making gestures

c. Hands open or only slightly closed

d. Smile slightly or keep your face neutral.

e. Take long strides

f. Make every movement purposeful and decided

g. Treat props (like your resume or a handout) as though they are of value.  Don’t let a paper in your hand flap back and forth carelessly.

3) Powerpoint

  • A Good Powerpoint…
  1. Relies heavily on images.
  2. Has only one or two sentences per slide.
  3. Entertains.
  4. Enhances your presentation, but doesn’t summarize it.
  • A Bad Powerpoint…
  1. Contains font smaller than 32pt.
  2. Has more than five or six lines of text per slide.
  3. Displays a logo on every slide (your audience won’t forget who you are).
  4. Is printed and distributed as a handout.

Questions

Being prepared to answer questions plays a major role in appearing credible to your audience.

Taking questions before the end of your presentation. You’ll have to let the audience know that you plan to continue after questions so that they don’t start packing up their things, but this approach allows you to close your presentation on your own note. The audience will leave with your final message in their minds instead of some random question that someone asked that maybe was off-topic.

For further details you can always contact us in order to boost your presentation skills and impress your audience.

Running Effective Meetings in English

Meeting 2There are good meetings and there are bad meetings. Bad meetings drone on forever, you never seem to get to the point, and you leave wondering why you were even present. Effective ones leave you energized and feeling that you’ve really accomplished something.

Meetings fill an increasing number of hours in the workday, and yet most employees consider them as a waste of time. Meetings can be ranked as the number one office productivity killer when we make a survey with our workshop participants.

But there are ways to run effective, efficient meetings in English that leave your employees feeling energized and excited about their work.

Here are some useful tips:

  1.  Make your objective clear

    A meeting must have a specific and defined purpose. Before you send that calendar invite, ask yourself: “What do I seek to accomplish?” Are you alerting people to a change in management or a shift in strategy? Are you seeking input from others on a problem facing the company? Are you looking to arrive at a decision on a particular matter? Standing meetings with vague purposes, such as “status updates,” are rarely a good use of time.

  2. Consider who is invited 

    When you’re calling a meeting, take time to think about who really needs to be there. If you’re announcing a change, invite the people who are affected by the announcement. If you’re trying to solve a problem, invite the people who will be good sources of information for a solution. When people feel that what’s being discussed isn’t relevant to them, or that they lack the skills or expertise to be of assistance, they’ll view their attendance at the meeting as a waste of time.

  3. Stick to your schedule

    Create an agenda that lays out everything you plan to cover in the meeting, along with a timeline that allots a certain number of minutes to each item, and email it to people in advance. Once you’re in the meeting, put that agenda up on a screen or whiteboard for others to see. This keeps people focused.

  4. Take no hostages 

    Nothing derails a meeting faster than one person talking more than his fair share. If you notice one person monopolizing the conversation, call him out. Say, “We appreciate your contributions, but now we need input from others before making a decision.” Be public about it. Establishing ground rules early on will create a framework for how your group functions.

  5. Start on time, end on time

    If you have responsibility for running regular meetings and you have a reputation for being someone who starts and ends promptly, you will be amazed how many of your colleagues will make every effort to attend your meetings. People appreciate it when you understand that their time is valuable. Another note on time: Do not schedule any meeting to last longer than an hour. Sixty minutes is generally the longest time workers can remain truly engaged.

     6. Follow up

It’s quite common for people to come away from the same meeting with very different interpretations of what went on. To reduce this risk, email a memo highlighting what was accomplished to all who attended within 24 hours after the meeting. Document the responsibilities given, tasks delegated, and any assigned deadlines. That way, everyone will be on the same page.

Meetings truly can be valuable and productive. You just have to take the steps to make them that way. For further information, you can always call us (Speakandmore.com).

Çiğdem Karabel

Managing Director

Speak & More